GroupCalendar™ voor Outlook® 2000 / XP / 2003 / 2007

Wereldwijd in gebruik en onderscheiden als 'beste Outlook® Add-on van 2004' op het gezaghebbende www.msd2d.com.

Flexibel - Werkt ook zonder server en op de laptop onderweg.
Eenvoudig te installeren - Setup dubbelklikken, één instelling aanpassen en u ziet elkaars afspraken.
Eenvoudig in gebruik - Alle afspraken in de Outlook® agenda's worden vanzelf zichtbaar voor anderen. (verbergen van privé is mogelijk).
Effectief - Maak / wijzig afspraken voor anderen.
Zekerheid - Nederlands product, vriendelijke, deskundige en snelle helpdesk zonder eindeloos doorverbinden. (*)
Duidelijk - 3 jaar gratis nieuwe versies en gratis support.

made in Holland

(*) Helpdesk tussen 9 en 21 uur. | Tel: 0186-669194 | Email: info@opusflow.nl

De basisinstellingen voor database en group calendar map in Outlook worden in deze handleiding niet besproken, de installatie instructie toont die instellingen in detail.

Aangezien er drie versies zijn die onderling enigzins afwijken worden eerst de eigenschappen en instellingen besproken die alle versies gemeen hebben. Daarna komen enkele versiespecifieke elementen aan bod.

Synchronisatie (Versie SetupUK en SetupUKDA)
    - wat is synchronisatie
    - handmatig vs automatisch
    - controle functies in de GCSystray
    - snelle modus
    - ververs GroupCalendar
    - exporteer mijn agenda..
    - selecteer data
    - weetjes

Eigen afspraken
    - Afspraken maken in de eigen agenda die anderen mogen zien.
    - Een privé afspraak maken waarvan anderen aleen mogen zien dat men bezet is.
    - Een verborgen afspraak maken

Afspraken van anderen beheren (Versie SetupUKDA)
    - Afspraken voor anderen maken
    - Afspraken voor anderen wijzigen
    - Afspraken van anderen verwijderen
    - Algemene afspraken maken (mededelingen)

GroupCalendar™ is in meerdere talen vertaald. Het schakelen tussen talen is mogelijk zonder opnieuw op te hoeven starten via.

Via menu Instellingen - Bewerk gebruikersinstellingen .. , kan een aantal gebruiker-specifieke instellingen worden gedaan.

Door op de groene pijlen te klikken kan van alle gebruikers in de database ingesteld worden in welke afdeling men werkzaam is. In nevenstaande schermafdruk is Jan Jansen lid van de groep "mijn afdeling". Met behulp van deze instelling is het mogelijk om in de Grid Weergave (die onder de knop "overzicht" te vinden is) selecties te maken van groepen gebruikers waar men de afspraken van wil zien.
De gebruikersnaam (Jan Jansen) is hier niet te wijzigen. Zie de Techniek pagina voor meer informatie.

In het vak achter "Toon mijn afspraken ..." kan een korte naam worden ingegeven waarmee de afspraken van de nu aangelogde gebruiker in de Group Calendar map worden weergegeven. De groene pijlen zijn bij deze instelling niet te gebruiken, het gaat hier alleen om de huidige gebruiker.
De wijziging gaat in vanaf het moment dat de korte naam is ingesteld. Om de eventuele bestaande afspraken van deze gerbuiker in de Group Calendar weer te geven met de nieuwe korte naam moet de persoonlijke agenda opnieuw worden ge-exporteerd via de 'Exporteer'- knop in het menu 'Sync Group Calendar'.

Bij het starten van Outlook ® zal een bericht worden weergegeven dat GroupCalendar™ geladen is en de persoonlijke agenda van de gebruiker in de gaten houdt. Dat bericht is te onderdrukken door het bijbehorende vakje aan te vinken. Wij adviseren om dit bericht niet te onderdrukken aangezien het slechts 2 seconden in beeld komt en eventueel weg te klikken is. Na een tijdje zal men er aan gewend zijn en als het bericht dan een keer niet wordt weergegeven zal dat opvallen. Meestal is het voldoende om Outlook ® dan uit te zetten en 20 seconden te wachten alvorens opnieuw te starten of via taakbeheer te beeindigen.
Overigens draait het GCHELPER programma op de achtergrond mee en dat controleert elke 30 seconden of de GroupCalendar™ add-in nog wel werkt. Als dat niet het geval is dan zal het alsnog worden geladen.
Als er een afspraak gemaakt wordt In de 30 seconden dat de add-in niet werkzaam zou zijn dan wordt die afspraak 1 keer per uur alsnog verwerkt door de controle functie die in het GCSystray programma is opgenomen. (GCSystray is het programma dat in de system tray naast de klok actief is. Herkenbaar aan het agenda icoon. Dit wordt alleen gebruikt door de versies SetupUK / SetupUKDA)

Gebruikers waar versie SetupUKDA geinstalleerd is hebben de mogelijkheid om afspraken te maken in de Group Calendar map in Outlook ®. De gebruiker voor wie die afspraak gemaakt is zal bij synchronisatie een bericht krijgen. Zo'n bericht kan storend zijn en kan dan met de onderste aanvinkmogelijkheid worden uit gezet.

De Grid Weergave toont de actuele inhoud van de GroupCalendar™ database en geeft een real-time beeld van de afspraken die alle gebruikers in hun agenda hebben. Links worden de namen getoond zoals GroupCalendar™ die bepaald heeft uit de Outlook instellingen van de betreffende gebruiker.

Groeperen op afdeling
Het is mogelijk om de getoonde informatie verder te filteren. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is de Afdeling waarde ie die in de Gebruikersinstellingen aangegeven is. Alle ingestelde afdelingen zullen in het vak Afdelingen gekozen kunnen worden en daarmee alleen de gebruikers tonen met die instelling.

Als men een afspraak maakt in de agenda dan kan aangegeven worden of men niet op kantoor is, bezet is, of de afspraak voorlopig is of dat men vrij is. Links onder in de Grid weergave kan hierop geselecteerd worden zodat alleen afspraken van een bepaald type getoond worden.

De knoppen 1,5,7,31 tonen het overeenkomende aantal dagen. De navigatieknoppen daaronder < > laten het getoonde tijdvak met een waarde verspringen die overeenkomt met de voorgaande waarde. Dus als 5 of 7 dagen gekozen is als getoonde periode dan verschuift het venster op die periode met 1 dag als op de < > knoppen gedrukt wordt. Als 1 maand gekozen is verschuift het venster 1 week.

De groene schuifknoppen vergroten of verkleinen de getoonde informatie horizontaal of verticaal. De Vandaag knop toont de huidige datum en bij Ga naar is een specifieke dag te kiezen. Het overzicht is met een druk op de print knop af te drukken naar de als standaard ingestelde printer. Het hele scherm kan groter of kleiner gemaakt worden door het op de rand in de hoek met de muis vast te klikken en te verslepen.


Versie SetupUKEx is herkenbaar aan het feit dat deze geen Sync. GroupCalendar knop heeft.	Versie SetupUK is herkenbaar aan het feit dat deze wel een Sync. GroupCalendar knop heeft maar geen "Wijzig afspraak" knop.	Versie SetupUKDA is herkenbaar aan het feit dat deze een Sync. GroupCalendar knop heeft en een "Wijzig afspraak" knop.

UKEx wordt gebruikt als de Group Calendar map een Exchange server Openbare Map is. (geen synchronisatie nodig)
UKDA wordt gebruikt als men afspraken voor anderen wil maken of wijzigen of altijd direct in de Group Calendar map afspraken wil maken. (ook voor de eigen agenda)
UK wordt gebruikt als men alleen in de eigen agenda werkt en de afspraken van anderen wil zien.

Wat is synchronisatie.

Synchronisatie is het proces dat, in de group calendar agenda in Outlook®, toont wat anderen* in hun persoonlijke agenda hebben.

De inhoud van de database wordt dan omgezet naar agenda informatie in de Group Calendar map. Tegelijk worden de afspraken (die door een andere gebruiker gemaakt zijn in de Group Calendar map en klaar staan in de database voor de agenda van de synchroniserende gebruiker) aangemaakt.

Synchronisate verwijdert ook objecten uit de Group Calendar map die niet (meer) in verband te brengen zijn met informatie in de database.

Dus :
- Synchronisatie maakt de afspraken van anderen* aan in de Group Calendar map in Outlook®.
- Synchronisatie maakt de afspraken in de persoonlijke agenda die, door een andere gebruiker, voor de synchroniserende gebruiker gemaakt zijn.

(*) eigen afspraken komen er direct in.

Het is elk moment mogelijk om handmatig een synchronisatie te starten door de Synchroniseer! knop in te drukken. Het is ook mogelijk om dit proces op een vast interval varierend van 5 tot 120 minuten te laten gebeuren.
Als men de automatische synchronisatie wil gebruiken (aanbevolen) moet de optie 'Auto-sync. automatisch starten bij opstarten Outlook' aangevinkt zijn. De Start Auto-Sync knop start de GCSystray applicatie maar die werkt alleen

zolang Outlook® niet herstart wordt.

Als de automatische synchronisatie actief is dan verschijnt een agenda icoon naast de klok. Met de rechter muisknop is het interval in te stellen zoals op de afbeelding hiernaast is te zien.

Onafhankelijk van het ingestelde interval zal elke uur een controle procedure worden uitgevoerd door de GCSystray applicatie. Hierbij wordt van alle afspraken in de agenda van de gebruiker tussen nu en dertig dagen in de toekomst gecontroleerd of ze al bekend zijn in de database. Ook wordt de database inhoud betrekking hebbende op dezelfde periode gecontroleerd op afspraken die niet meer in de agenda aanwezig zijn. Deze procedures fungeren als opvangnet voor het geval dat er iets mis zou zijn gegaan bij het real-time verwerken van mutaties.

Het vakje "Snelle modus inschakelen" behoort standaard aangevinkt te zijn. De werking hiervan is dat als de synchronisatie een bepaalde afspraak in de Group Calendar map niet kan vinden, dat er dan op meerdere manieren en langer naar gezocht wordt. Sommige versies van Outlook® zonder de bestaande service packs kunnen hier baat bij hebben, maar het is beter om Outlook® te voorzien van de laatste servicepacks.

Een normale synchronisatie zal alleen de afspraken in de Group Calendar maken of wijzigen die in de database verandert zijn. De ververs optie verwijdert daarentegen eerst alles in de Group Calendar map in Outlook® om het dan opnieuw aan te maken.

Hiermee worden alle afspraken uit de persoonlijke agenda, die in de toekomst liggen, in de GroupCalendar™ database aangemaakt en de informatie dus gedeeld met anderen. Deze functie is handig als de centrale database kapot of weg is. In plaats van een backup terug te zetten met oude informatie is het dan beter om een schone database te gaan gebruiken en deze knop een keer in te drukken om de schone database te vullen.

Dit beinvloed de werking van de 'Synchroniseer' knop. U kunt alle afspraken in de GroupCalendar™ map synchroniseren (de standaard instelling) of alleen een bepaalde periode, (van datum - tot datum). De laatste keuze zal alleen de gekozen periode tonen in de Group Calendar map.

- De percentage teller en de voortgang indicator gaan bij synchronisatie naar 100% daarna kan het nog even duren voor e.e.a. echt klaar is.
- De synchronisatie controleert niet alle eigenschappen van afspraken die al in de Group Calendar map staan, dit zou veel te lang duren. Dus alleen als een afspraak in de database gewijzigd is wordt deze ge-update. Incorrecte wijzigingen aan afspraken in de Group Calendar map (zonder eerst de Edit/Potlood knop) in te drukken zijn daardoor alleen zichtbaar in de Group Calendar map van de gebruiker die de wijziging gedaan heeft en alleen met de Ververs Group Calendar optie is dit te corrigeren.

Hiervoor is geen speciale handeling vereist. Een afspraak in de eigen agenda kan op alle manieren die Outlook® toestaat gemaakt worden en GroupCalendar™ zal de afspraak in de database noteren. Tegelijk hiermee wordt een kopie van de afspraak in de Group Calendar submap gemaakt met daarin de volledige naam of, indien ingesteld, de 'korte naam' van de gebruiker.

Door op een afspraak in de eigen agenda met de rechter muisknop te klikken wordt de optie "Privé" zichtbaar. Deze optie is ook in een geopende afspraak als aanvinkvakje beschikbaar in de rechter onderhoek. Het aanvinken van "Privé" maakt dat GroupCalendar™ alleen de Start en Eind tijd van deze afspraak in de database opneemt maar geen details als onderwerp en dergelijke.

Om een afspraak te kunnen verbergen moet deze geopend zijn en moet ergens in het tekstvak (het grootste witte vak) de tekenreeks @@@ gezet worden. Als dit bij een bestaande afspraak gedaan wordt dan zal deze uit de database verwijdert worden. Bij een nieuwe afspraak zal de afspraak door GroupCalendar™ genegeert worden.

Om een afspraak voor een andere gebruiker van GroupCalendar™ te kunnen maken moet GroupCalendar™ op de pc van die andere gebruiker geinstalleerd en geconfigureerd zijn. Maak nu een afspraak in de Group Clandar map. Dit kan door:
- Op een tijdstip te klikken en het onderwerp in te geven en daarna op ENTER te drukken
- Of door links boven in de werkbalk van Outlook "Nieuw" aan te klikken en in het afspraakformulier de afspraak details te vermelden.
Nu zal GroupCalendar™ deze vraag stellen:

Hier Nee op antwoorden zal de afspraak in de eigen agenda plaatsen.
Ja antwoorden geeft de volgende keuzelijst:

In de keuzelijst kunnen één of meer gebruikers geselecteerd worden (ctrl-toest ingedrukt houden)

Deze afspraak ik gemaakt door Alice Dropper voor Jan Jansen met onderwerp 'afspraak'

Als de andere gebruiker (Jan Jansen) synchroniseert zal de afspraak in zijn agenda verschijnen en wordt hij eigenaar van die afspraak. Tot die tijd is Alice Dropper eigenaar van de afspraak en kan ze die nog verwijderen.

Dus voor de beeldvorming, de gang van zaken is:
Afspraak maken in de Group Calendar map voor een andere gebruiker
Afspraak wordt getoond in Group Calendar met tussen blokhaken de naam van de maker en tussen verticale strepen de naam van de toekomstige eigenaar.
De toekomstige eigenaar synchroniseert en krijgt de afspraak in de persoonlijke agenda.
De Group Calendar toont de afspraak met de nieuwe eigenaar tussen blokhaken net als alle andere afspraken.
In de afspraak (die nu in de agenda van de nieuwe eigenaar én in de Group Calendar staat ) is een vermelding opgenomen dat een andere persoon deze afspraak gemaakt heeft. Op die manier is altijd te achterhalen wie een afspraak gemaakt of gewijzigd heeft.

Om een afspraak van een andere gebruiker te wijzigen moet de 'Wijzig afspraak' knop worden ingedrukt.

Na het indrukken van de OK knop zal de potlood knop verandert zijn in een cassette bandje als teken dat de wijzigingen opgenomen worden.

Er kunnen nu één of meerdere afspraken gewijzigd worden totdat de knop weer een potlood toont. Op het moment dat een andere map dan de Group Calendar map aangeklikt wordt dan zal de knop weer terug veranderen in een potlood en worden wijzigingen niet meer geacepteerd.

Na het sluiten / opslaan van de afspraak is deze (net als bij een nieuwe) zichtbaar in de Group Calendar map met de | for: ...| vermelding erin. en zal de verwerking verder identiek zijn als bij een nieuwe afspraak.
Ook hier geldt weer dat in de afspraak (als die na synchronisatie in de agenda van de nieuwe eigenaar én in de Group Calendar staat ) een vermelding opgenomen wordt dat een andere persoon deze afspraak gemaakt heeft. Op die manier is altijd te achterhalen wie een afspraak gemaakt of gewijzigd heeft.

Het verwijderen van afspraken van andere gebruikers is niet mogelijk gemaakt in GroupCalendar™. Hierdoor kan er geen discussie zijn over wie een afspraak verwijdert heeft in de eigen agenda, dat is altijd de gebruiker zelf geweest. Als u na het lezen van de onderstaande "workaround" van mening bent dat het kunnen verwijderen van afspraken een wenselijke functie is dan nodigen we u uit om dit even aan ons te melden. Bij voldoende meldingen zullen we die optie beschikbaar gaan maken.

Als men een afspraak verwijdert uit de Group Calendar map, en het is een afspraak van een andere gebruiker dan zal de volgende melding gegeven worden:

De afspraak kan niet verwijdert worden en er volgt een hersynchronisatie van de weergegven dag in de agenda waarna de afspraak weer verschijnt in de Group Calendar map.

Als men een andere gebruiker wil laten weten dat een afspraak vervallen is dan kan dat alleen door eerst op de 'wijzig/potlood' knop te drukken en het onderwerp van de afspraak te veranderen zodat de andere gebruiker na synchronisatie in die afspraak ziet dat de afspraak vervallen is. In veel gevallen zal deze manier van werken effectiever zijn dan het gewoon verwijderen van een afspraak. Als de andere gebruiker in de afspraak ziet "vervallen wegens griep" dan is dat informatiever dan domweg verwijderen van de afspraak.

Het kan gewenst zijn dat in de Group Calendar afspraken verschijnen die niet aan een specifieke gebruiker toebehoren maar meer als algemene gebeurtenis. Om dit voor elkaar te krijgen moet eerst een aanpassing in de database gedaan worden. De centrale database moet geopend worden en in de tabel TB_Users moet een gebruiker worden toegevoegd. Deze gebruiker kan elke naam hebben zoals bijvoorbeeld "Algemeen", "LET OP", "FEEST", etc etc. het is maar net wat u wilt bereiken. Het is ook een optie om de nieuwe gebruikersnaam uit enkel een streepje te laten bestaan, "-"' , waarmee de maximale ruimte in het onderwerp beschikbaar komt voor de feitelijke aanduiding van de gebeurtenis.

Na het maken van de nieuwe naam kan de Group Calendar database worden gesloten. Het maken van een nieuwe algemene afspraak is dan een kwestie van:

- Afspraak maken in de Group Calendar map
- Afspraak sluiten/opslaan (eventueel een kleurtje geven met de label kleur functie in outlook® 2002/2003)
- Op de vraag "is deze afspraak voor een andere gebruiker?" bevestigend antwoorden
- In het gebruikerslijstje de algemene gebruiker kiezen

Als alternatief voor het maken van afspraken in de agenda van een ander kan ook gebruik gemaakt worden van de standaard uitnodig-functie via het tabblad 'Planning' dat zichtbaar is als een afspraak formulier geopend is.

Om dit te kunnen gebruiken moeten de namen van de mensen die worden uitgenodigd bekend zijn in het outlook® adresboek maar dan is het nog mogelijk dat de collega's de uitnodiging ontvangen in een verkeerd formaat. Ze ontvangen dan een email en geen afspraak die geacepteerd kan worden. Meestal is dat oplosbaar door de eigenschappen van het email adres te controleren. Er moet in het adresboek met de rechtermuisknop op het email adres worden geklikt en in de eigenschappen moet RTF indeling gekozen worden.

Gebruikers met een laptop kunnen, zonder dat ze met het netwerk verbonden zijn, gebruik maken van GroupCalendar™.

De configuratie van een laptop is gelijk aan die van een permanent met het netwerk verbonden computer. De Group Calendar agenda in Outlook bevat de afspraken, en ook als er geen verbinding is met het netwerk blijven die functioneel.
GroupCalendar™ zal zelf zien dat er geen verbinding is met de database op het netwerk en dan de acties in een lokale database (backdrop.mdb) bufferen tot er weer een verbinding is. Als de verbinding hersteld is komt er een schermpje op waarin de voortgang van synchronisatie tussen buffer en netwerkdatabase te volgen is, de netwerk database wordt dan voorzien van eventuele wijzigingen die op de laptop gedaan zijn.

Bij gebruik zonder netwerkverbinding zal de agenda trager reageren dan normaal. Dit is te verbeteren door onder de INFO knop aan te geven dat er geen verbinding is. GroupCalendar™ gaat dan niet meer op zoek naar de centrale database maar gebruikt meteen de buffer.

Als alle afspraken van de medewerkers in de GroupCalendar map staan van Outlook dan kan het overzicht daar onder lijden. Ook wilt u misschien de agenda printen met alleen de afspraken van één of meer specifieke gebruikers....

Gelukkig heeft Outlook een voorziening ingebouwd gekregen waarmee eenvoudig filters te maken zijn. U kunt eenvoudig filters maken en die opslaan voor later gebruik door het volgende te doen:

GroupCalendar™ is a trademark of OpusFlow™ b.v. Grid View © is a copyrighted description owned by OpusFlow™ b.v.
Outlook ® is a registered trademark of Microsoft ® corporation. Microsoft ® is a registered trademark of Microsoft ® corporation, Windows ® is a registered trademark of Microsoft ® corporation.